卒業を控えた学生生活の締めくくりとして、生徒や保護者が先生方への感謝を伝える場として開催される「謝恩会」。大切な場だからこそ、参加者全員の思い出に残る会にしたいものです。
謝恩会の成功を左右する大きなポイントが「会場選び」。雰囲気やアクセス、設備など、慎重に検討する必要があります。
そこで今回は、謝恩会の会場選びで失敗しないためのポイントと、人気の会場をスムーズに予約するための準備の流れを解説します。
謝恩会の会場探しはここから！まずは目的と参加人数を決めよう
会場探しを始める前に、謝恩会の基本方針を明確にしておくことが重要です。
1. 謝恩会のコンセプトを決める
どのような雰囲気の謝恩会にしたいかによって、選ぶべき会場は大きく変わります。
例えば、フォーマルで厳かな会なら、ホテルの宴会場や格式ある専門式場が適しています。一方で、カジュアルで和やかな会にしたいのでしたら、おしゃれなレストランやカフェ、貸切スペースなどがおすすめです。
また、食事のスタイルも早めに決定しましょう。着席形式は落ち着いた雰囲気、立食形式は自由に交流できる雰囲気を作れます。形式によって、必要な広さが変わるため、会場選びの基準にもなります。
2. 参加人数の想定と予算を確定する
卒業式シーズンは会場の予約が込み合うため、まずは先生方の予定を最優先で確認し、おおよその参加人数を把握します。
また、予算は参加しやすい会費に設定するため、会場費、飲食代、記念品代、余興の費用などすべてを含めた総予算と、一人あたりの会費を明確に決めておきましょう。なお、謝恩会の場合、恩師からは会費を徴収しないのが一般的です。
必ずチェックしたい！謝恩会会場を選ぶポイント
コンセプトと人数、予算が決まったら、いよいよ具体的な会場選びです。以下のポイントを必ずチェックしましょう。
1.アクセスの良さ
参加者全員がスムーズに集まれることが最重要です。
▼適している場所
- 駅やバス停から徒歩圏内
- 主要な交通機関でアクセスしやすい場所
また、遠方からの参加者や荷物が多い場合に備え、駐車場や近隣パーキングの有無も確認しておくと親切です。
2.会場の広さ・雰囲気・レイアウトの自由度
時間があれば実際に会場へ出向き、会場の広さや雰囲気を確認することをおすすめします。
▼チェックポイント
- 参加人数に対して十分な広さがあるか
- 着席・立食どちらでも快適に過ごせるか
- ステージやスピーチ用スペースを確保できるか
謝恩会らしい華やかさや落ち着きのある内装かどうかも大切です。また、テーブルや椅子を自由に動かせるレイアウトの自由度もチェックしておきましょう。
3.充実した設備と運営サポート
進行をスムーズにするには、会場設備とスタッフのサポートが欠かせません。
マイクやスピーカー、プロジェクター、スクリーンなどの音響・映像設備が整っているか、追加料金の有無も含めて確認しましょう。
また、先生方の控室や荷物を預けられるクロークがあるかどうかも、重要なポイント。さらに、経験豊富なスタッフが常駐している会場であれば、当日も安心です。
4.料理のクオリティとプラン内容
謝恩会が成功するかは、料理も大切なポイントとなります。予算内で、見た目も味も満足度の高いメニューがある会場を選びましょう。
また、アレルギー対応が可能かどうかも事前に確認しておくことが重要です。
謝恩会の会場をスムーズに予約するための流れ
謝恩会は、卒業式や修了式と時期が重なるため、人気の会場は早い段階で予約が埋まってしまいます。そのため、予約完了は会の半年〜3カ月前が理想です。
【4〜6カ月前】
目的・参加人数・予算・日時（候補日2〜3日）を決定します。恩師の予定は最優先で確認しましょう。
【3〜4カ月前】
会場の選定と下見を行います。複数の会場に問い合わせ、予約状況や見積もり、キャンセル規定を比較すると良いです。
【3カ月前】
会場を正式に予約します。この際、最低保証人数や人数変更を含むキャンセル規定を再度確認しておきましょう。
【2〜3カ月前】
参加者へ案内を送付し、正式な出欠と食物アレルギーの有無を確認します。同時に、司会や余興担当など、協力者への依頼も進めます。
【2週間〜1カ月前】
会場の担当者と最終打ち合わせを行います。料理・飲み物のプラン確定、機材の確認、会場のレイアウト、当日の進行などを細かく決定します。
【当日】
集合時間よりも早めに会場入りし、受付準備、装飾、音響・映像のリハーサルを行います。
このような流れで進めると、当日までスムーズに準備ができます。
思い出に残る謝恩会を実現するために理想の会場を押さえよう！
謝恩会の会場選びは、「早めの行動」 と 「コンセプトに合った場所選び」 が鍵です。アクセス、設備、料理など妥協せず、感謝の気持ちをしっかり伝えるのにふさわしい会場を選びましょう。
もし、「非日常感のある特別な空間を演出したい」「ユニークなサプライズで先生方を喜ばせたい」とお考えなら、祝良屋の貸切屋形船がおすすめ。一般的な会場では味わえない、感動的な謝恩会が実現できます。
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編集長・主任 屋形船コンシェルジュ | 高橋 知里
