忘年会の幹事を任されたものの、「何から始めればいいか分からない」「失敗しないためのポイントを知りたい」と、お悩みの方も多いのではないでしょうか。
幹事をやるからには、参加者みんなが楽しめる忘年会にしたいですよね。そのためには、事前の準備や忘年会当日の段取りが重要です。
今回は、幹事の役割や忘年会を成功させるためのポイントをご紹介します。忘年会が盛り上がるおすすめの会場についても触れていますので、会場選びの参考にしてみてください。
忘年会の幹事が当日までにやることリスト
忘年会の幹事は、当日を迎えるまでにやるべきことがたくさんあります。どのような準備が必要か、主なものを見てみましょう。
- 開催日時の調整
- 予算決め
- 開催場所の確保・下見
- プログラムの作成
- 余興の備品や景品の準備
最初に決めなければいけないのは、忘年会の開催日時。なるべく多くの社員が参加できるように、社内アンケートで意見を聞くのもひとつの方法です。場所の確保や準備期間などを考えて、最低でも1カ月〜1カ月半前には日時を決めておきましょう。
参加人数や予算に合わせて開催場所を選びます。アクセスはどうか、必要な設備がそろっているかなど、気になる点は下見をして確認しておくと良いです。
プログラムの作成では、乾杯や締めのあいさつも考えなければなりません。あいさつを上司に依頼する場合は、スケジュールを含め早めに相談することが大切です。
また、余興では参加者へ協力をお願いする必要があります。余興で使う備品や景品などの準備も余裕をもって行いましょう。
忘年会当日に幹事が行う役割
事前準備に忙しい幹事ですが、当日もやることが多くあります。
忘年会をスムーズに進めるために、当日の役割についてまとめました。
- 当日準備・確認
- 会場受付
- 司会進行
- 余興のサポート
- お会計・二次会の手配
当日は、開始時間の20～30分前には会場に到着し、席の配置やプログラムの流れ、会場機材や景品の搬入などの最終確認を行います。
参加者が来たら受付や席の案内などをして、忘年会スタートです。
司会進行をしながらも、乾杯のあいさつまでにドリンクがそろっているか、会話に入れていない方はいないか、料理は足りているかなど、細やかな気配りを忘れないことが大切です。
忘年会を成功させるポイント
忘年会を成功させるためのポイントは、事前準備の際にリサーチを怠らないことです。
場所を選ぶときにはアクセスしやすいかを確認し、料理は前年とかぶらないジャンルを選ぶといったように、事前にリサーチをして、参加しやすくマンネリ化しない工夫が必要です。
とくに場所選びは、忘年会の満足度を上げるために重要と言われています。「会社が近いから」「大人数でも入れるから」という理由だけで決めるのではなく、お店の雰囲気や料理・ドリンクの種類などをリサーチして選びましょう。
また、余興の内容を会場スタッフに伝えておくことも大切です。事前に音量の調整や控室などの確認・共有をしておくと、トラブルを防ぐことができます。
忘年会が盛り上がるおすすめの会場
今年の忘年会は、誰もが参加したくなるような会場を選んでみませんか？
おすすめは、1隻丸ごと貸切にできる屋形船。祝良屋なら、さまざまなサイズの屋形船から人数に合わせてお選びいただけます。料理も和食や寿司だけでなく、ビュッフェスタイルやBBQなども楽しめます。
また、余興の音量や歓声を気にすることなく、思う存分盛り上がれるのは、貸切の屋形船ならではです。マジックショーやマグロの解体ショーなど、参加者が釘付けになるようなオプションもありますので、ぜひご利用ください。
当日は、幹事様も参加者のみなさまと楽しんでいただけるよう、さまざまなプランをご提案いたします。貸切屋形船での忘年会にご興味がありましたら、祝良屋までお気軽にお問合せください。
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編集長・主任 屋形船コンシェルジュ | 高橋 知里
