新たな仲間を迎え入れる歓迎会や感謝の気持ちを伝える送別会は、職場のコミュニケーションを深める大切なイベントです。その歓送迎会準備の一環として欠かせないのが招待状の作成。
招待状には、参加者が気持ちよく出席できるように配慮やマナーが求められます。
そこで今回は、歓送迎会の招待状を書く際に押さえておきたいポイントと相手によって異なる招待状の文例について紹介します。
歓送迎会の招待状を書くときのポイント
歓送迎会の招待状は、必要な情報を分かりやすく伝えることが重要です。ここでは、歓送迎会の招待状を書く際のポイントを4つ紹介します。
1.日時・場所・趣旨を明確にする
招待状を書く際の基本は、開催の日時・場所・趣旨の詳細を正確に伝えることです。
例えば、以下のように記載します。
| 令和〇年〇月〇日（〇）午後6時から午後9時まで
○○ホテルの宴会場（住所：東京都渋谷区〇〇、最寄り駅：渋谷駅東口徒歩5分） |
このように開始と終了の時間、会場の住所や最寄り駅なども記載すると親切です。
2.送る相手に合わせた表現方法を使う
参加者の立場や関係性を考慮し、適切な敬語や言葉遣いを心がけることも重要です。
社内の同僚や後輩に送る場合は親しみやすい言葉遣いで、「皆さんで楽しいひとときを過ごしましょう！」といった文言を添えるのも効果的です。
一方で上司や取引先など、目上の方には特に丁寧な表現を用いて招待状を書く必要があります。
3.会費の有無について記載する
参加費が必要な場合は、金額と支払い方法を必ず記載します。参加費の徴収を当日もしくは後日行うのかについても明記しておくと良いでしょう。
また、歓送迎会の主役の方が参加費不要な場合は「ご招待」と明確に記載することで、誤解を防ぐことができます。
4.返信期限を記載する
参加者の出欠確認はスムーズな準備のために欠かせないポイントです。参加の可否を確認するため返信の締切日を必ず記載します。
また、電話番号やメールアドレス、担当者氏名など、出欠連絡の返信先についても明記しておきましょう。
招待状の文例
歓送迎会の招待状は送る相手に合わせて適切な内容で書くことが重要です。ここでは、送る相手に合わせたケース別の文例を紹介します。
入社してきた新人へ送る文例
| 歓迎会のお知らせ
この度は、○○株式会社にご入社いただき誠にありがとうございます。 新たに仲間となる皆様を心から歓迎し、交流を深める場として、下記の通り歓迎会を開催いたします。ぜひご出席いただきますよう、よろしくお願い申し上げます。 日時：令和〇年○月〇日（〇） 〇時〜〇時 会場：○○（住所：〇〇、電話番号：〇〇） （可能であれば会場の地図やホームページのURLも記載） 会費：ご招待（無料） 幹事連絡先：幹事名、幹事の電話番号・メールアドレス 出欠席連絡期日：〇月〇日（〇）〇時まで 気になる点がございましたら、遠慮なく○○（幹事）までお問い合わせください。 |
異動してきた上司へ送る文例
| 歓迎会のお知らせ
〇〇部長（または役職名） 先日ご連絡させていただきました通り、○○部長のご就任をお祝いし、歓迎の気持ちを込めたささやかな歓迎会を下記の通り開催いたします。 お忙しい時期かとは思いますが、ぜひご出席いただきますようよろしくお願い申し上げます。 日時：令和〇年○月〇日（〇） 〇時〜〇時 会場：○○（住所：〇〇、電話番号：〇〇） （可能であれば会場の地図やホームページのURLも記載） 会費：ご招待（無料） 幹事連絡先：幹事名、幹事の電話番号・メールアドレス 出欠席連絡期日：〇月〇日（〇）〇時まで 何かご不明な点がございましたら〇〇（幹事）までご連絡ください。 どうぞよろしくお願い申し上げます。 |
社外の方へ送る文例
| 歓迎会のご案内
皆様におかれましては、ますますの御清栄のこととお慶び申し上げます。 平素より格別のご支援を賜り、心より感謝申し上げます。 さて、このたび弊社の組織改編により○○部長（役職）に○○氏（名前）が就任いたしました。つきましては、お世話になっております皆様をお招きし、心ばかりの会食を開催し、ぜひご出席賜りたくご案内申し上げます。 日時：令和〇年○月〇日（〇） 〇時〜〇時 会場：○○（住所：〇〇、電話番号：〇〇） （可能であれば会場の地図やホームページのURLも記載） 会費：ご招待（無料） 幹事連絡先：幹事名、幹事の電話番号・メールアドレス 出欠席連絡期日：〇月〇日（〇）〇時まで ご多忙の折とは存じますが、ぜひともご出席いただけますようお願い申し上げます。尚、準備の都合上、〇月〇日（〇）までに○○（幹事）宛にご出欠のお返事をいただければ幸いです。 |
印象に残る歓送迎会は会場選びも大切
せっかく歓送迎会をするなら、主役となる方も参加者も満足する会にしたいところです。そこで重要になってくるのが会場選び。
祝良屋（いわいや）が提供する屋形船で歓送迎会を行えば、思い出に残る歓送迎会になること間違いなしです。東京の移りゆく景色を眺めながら、都会の喧騒を忘れる優雅な時間をお過ごしいただけます。
昼間の明るい景色も魅力的ですが、特に夜はライトアップされた街並みがロマンチックな雰囲気を感じられます。
祝良屋の屋形船では、参加人数や会の目的に合わせて柔軟に対応可能です。また、旬の食材を活かした絶品の料理や豊富なドリンクプランを取りそろえているので、参加者の満足度を高められます。
なかでも寿司職人が船内で腕を振るう「握り寿司コース」は、人気の高いおすすめのプランです。新鮮なネタと目の前で見ることができる職人技は、会の特別感をさらに高められます。
「特別な歓送迎会を行いたい」とお考えの方は、ぜひ祝良屋の屋形船をご検討ください。経験豊富なスタッフが幹事様をサポートいたします。
編集長・主任 屋形船コンシェルジュ | 高橋 知里
