送別会の幹事を任され、「何から準備すればいいのか分からない」と不安になっていませんか。送別会を成功させるためには、事前準備と会場選びが重要なポイントです。
今回は、幹事が当日までに押さえておきたい準備事項や、当日のスムーズな進め方を分かりやすく解説します。
あわせて、参加者全員の満足度を高めるための会場選びのコツや、特別感を演出できる祝良屋（いわいや）の貸切屋形船での送別会についてもご紹介。初めて幹事を務める方でも安心して準備を進められる内容となっています。
送別会の幹事が当日までにやること5つ
ここでは、送別会を成功させるために、幹事が当日までの流れに沿って行う準備を5つご紹介します。
1. 日程と参加者を確定する
送別会準備で最初にやるべきことは、日程と参加者の確定です。送別会の主役となる人の都合を最優先し、退職日や異動日を考慮して日程候補を決めましょう。
日程が決まったら、参加予定者に出欠確認を行い、参加人数を把握します。この段階で人数をある程度確定させておくことで、後の会場選びや予算設定がスムーズになります。
2. 会場を選び、予約する
日程と参加人数の目安が立ったら、次は会場選びに進みましょう。送別会では、主役が落ち着いて話せる環境であることが重要です。人数に合った席が確保できるか、個室や半個室があるかなどを確認し、早めに予約を入れましょう。
また、花束やプレゼントを持ち込む可能性がある場合は、事前に店へ確認しておくと当日のトラブルを防げます。
3. 予算を決め、会費を設定する
会場が決まったら、予算と会費設定です。送別会では、主役の会費を免除するケースも多いため、その分を参加者でどう負担するかを整理しておく必要があります。
会費は高すぎても低すぎても不満が出やすいため、参加者にとって無理のない金額に設定することが大切です。あわせて、当日の集金方法（事前回収か当日回収か）も事前に決めておきましょう。
4. 当日の進行内容を準備する
送別会を円滑に進めるため、開会の挨拶、乾杯、主役へのメッセージ、締めの挨拶など、最低限の進行内容を事前に整理しておきましょう。あわせて、乾杯や締めの挨拶を誰にお願いするかも決め、事前に依頼しておくと安心です。
幹事は当日の流れを頭の中で一通りイメージしておくことで、慌てることなくスムーズに進行できます。
5. 参加者へ最終案内を連絡する
送別会の数日前には、参加者へ最終案内を送りましょう。日時、会場、開始時間、会費などの情報をまとめて伝え、当日の遅刻や混乱を防ぎます。
特に仕事終わりに行う送別会では、集合時間や店の場所を明確に伝えておくことが重要です。この最終連絡が、幹事としての最後の大切な準備となります。
送別会の幹事の当日の進め方
送別会当日は、幹事が全体の流れを把握しながら動くことで、会をスムーズに進行できます。幹事にとって最も重要なのは「滞りなく進行すること」です。
ここでは、送別会当日に幹事が行うべき動きを、時間の流れに沿ってまとめています。
| タイミング | 幹事がやること |
|---|---|
| 開始前 | 早めに到着し、予約内容・席・人数・会費回収準備を確認 |
| 開会 | 開会挨拶を行い、乾杯担当者へ進行をつなぐ |
| 歓談中 | 全体を見ながら料理・進行・時間を管理 |
| 中盤 | プレゼント・花束の進行を行う |
| 終了前 | 締めの挨拶を依頼し、終了を案内 |
| 終了後 | 会計・精算、忘れ物確認、店への対応 |
送別会は特別感を演出できる会場で開催
送られる方はもちろん、送る側にとっても参加者全員の思い出に残る送別会にするためには、会場選びが重要なポイントです。
特に、普段よく飲みに行くメンバーが参加する場合、いつもとは違った非日常の雰囲気を演出できる会場を選ぶことで、特別感のある送別会になります。
非日常を演出できる屋形船という選択肢
参加者に驚きと楽しさを感じてもらいたい場合は、屋形船のような日常生活ではなかなか体験できない会場がおすすめです。普段の飲み会と異なり、「送別会は特別なもの」という雰囲気を演出できるため、主役にとっても印象深い時間になります。
船上からの景色を楽しむクルージング体験は、美しい夜景や開放感とともに、参加者の心に残る非日常のひとときとなるでしょう。
貸切空間でプライベート感を大切にする
送別会に限らず、特別なイベントでは周囲を気にせず過ごせる空間を重視する方が多く、個室を選ぶケースも少なくありません。しかし、飲食店の個室では隣室の物音や気配が気になってイベントに集中できないことがあります。
その点、祝良屋の貸切屋形船は、船を丸ごと一隻貸切にできるので、完全なプライベート感を満喫できます。
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送別会にぴったり！さまざまなタイプの屋形船
祝良屋では、和風から洋風まで、多彩なタイプの屋形船を提供しており、イベントの趣旨や参加人数、年齢層に合わせて最適なクルージングプランを立てることが可能です。
ここでは、その中でも特におすすめの屋形船をご紹介します。
純和風の情緒を堪能できる大型屋形船「ゑびや丸」
東京湾の景色を楽しめる「ゑびや丸」は、外観から内装まで純和風にこだわった大型屋形船です。伝統的なお座敷造りの船で、屋形船ならではの風情を味わいながら、ゆったりと過ごせます。
冷暖房完備で最新カラオケを備えるなど、快適性にも配慮されているのが魅力。足の不自由な方には座椅子の用意も可能なため、幅広い年代の方が安心して利用できます。
船上BBQにも対応可能な洋風屋形船「ミッドブルー」
20名様ほどの送別会クルージングを、クルーザータイプの洋風屋形船で楽しむなら「ミッドブルー」がおすすめです。
後方デッキには10名様までが一度に座れるボックス席タイプのソファを完備しているので、クルージングならではの開放感を堪能できます。さらに、船上BBQにも対応可能で、昼間の送別会にも利用しやすいです。
最大210名様まで乗船できる大型洋風屋形船「セレブリティ2」
学校関係や会社、サークル仲間など大規模な送別会には「セレブリティ2」が最適です。
最大210名様まで乗船可能な大型洋風屋形船で、ホテルのような気品漂う内装と広大な展望デッキが魅力。フロアのレイアウトが自由に変更できるため、出し物を披露するスペースを設けることもできます。
【幹事様必見】オリジナルの送迎会プランで満足の屋形船クルーズ
祝良屋の貸切屋形船クルージングでは、運航ルートや乗船桟橋の指定はもちろんのこと、料理メニューや船内装飾にいたるまで、お客様の望むプランを自由に作成することができます。
経験豊富なコンシェルジュがプランを提案
初めて幹事を任された場合、どのようなプランを作成すればいいのか悩んでしまうかもしれません。
祝良屋では、経験豊富なコンシェルジュが幹事様の希望を汲み取り、理想的な送別会プランをご提案いたしますので、安心してお任せください。
多彩なオプションも自由に追加
祝良屋では、マジックショーやダンスパフォーマンスのような船内イベントから、樽酒鏡割りやマグロの解体ショーといった演出オプションを揃えています。
さらには、ご指定の場所から乗船桟橋まで直通で行ける送迎オプションもご用意。これらを自由に組み合わせることで、華やかで趣向を凝らしたオリジナルの送別会クルージングプランを企画できます。
特別な演出の準備も祝良屋がサポート
送別会の幹事を任され、特別な演出やイベントを考えていても、「準備の時間が足りなくて困る」と悩むこともあるでしょう。
そのようなときは、祝良屋のスタッフにご相談ください。幹事様の負担を少しでも軽減できるように、事前準備から演出後の後片付けまでサポートいたします。
祝良屋では、幹事様を含めた参加者のみなさんが、心から楽しんでいただけるような送別会クルージングをお手伝いいたします。
経験豊富な専任のコンシェルジュが、ご希望に沿った最適なプランを提案いたしますので、初めて屋形船を利用する方もお気軽にお問い合わせください。
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編集長・主任 屋形船コンシェルジュ | 高橋 知里
